“ระบบข้อมูล ฮาร์ดแวร์ เพื่อการบริหาร”

บทความวิชาการโดย นาย วิญญู วานิชศิริโรจน์
ตีพิมพ์ในสารสาร NECTEC
ฉบับที่ 21 ปีที่ 5
มีนาคม-เมษายน พ.ศ. 2541

บทนำ

หน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของผู้บริหารหน่วยงานเทคโนโลยีสารสนเทศ คือการจัดการด้านฮาร์ดแวร์ แต่ปรากฏว่ามีองค์กรจำนวนมากที่ไม่ให้ความสำคัญกับการสร้างระบบเก็บข้อมูลฮาร์ดแวร์ แม้ว่าข้อมูลเหล่านี้เป็นประโยชน์โดยตรงกับหน่วยงาน “ไอที” ซึ่งถือว่าเป็นส่วนงานหลักที่ทำหน้าที่พัฒนาระบบงานฐานข้อมูลโดยตรง เปรียบไปแล้วเหมือนกับใกล้เกลือกินด่าง

สาเหตุที่เกิดกรณีนี้ สันนิษฐานว่าน่าจะมาจากสองสาเหตุใหญ่ๆ คือ องค์กรไม่ให้ความสำคัญกับระบบข้อมูลนี้ และหน่วยงานคอมพิวเตอร์ ไม่มีเวลาพัฒนาระบบ เพราะต้องใช้เวลาทั้งหมดไปกับการพัฒนาระบบงานสารสนเทศให้กับหน่วยงานอื่นๆ

บทความนี้จะกล่าวถึง ความสำคัญ, ประโยชน์ และ แนวทางการพัฒนาระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์ เพื่อใช้ในการบริหาร การจัดการ และ บำรุงรักษาฮาร์ดแวร์ โดยได้ยกตัวอย่างระบบงานที่พัฒนาขึ้นใช้จริงในองค์กรแห่งหนึ่ง เพื่อใช้เป็นกรณีศึกษาอีกด้วย

ความหมายของระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์

คำจำกัดความของระบบฮาร์ดแวร์ (Hard Ware Information System) ในที่นี้คือ ระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ รวมทั้งอุปกรณ์เครือข่ายต่างๆ ที่ใช้งานอยู่ในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง เพื่อประโยชน์ในการบริหารและการจัดการ รวมทั้งใช้ในการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์ และ อุปกรณ์นั้น

ประโยชน์และสาเหตุที่ต้องจัดทำระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์

ประโยชน์หลักของระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์คือ ข้อมูลที่จัดเก็บในระบบสามารถนำมาใช้ในการบริหาร การจัดการ และ ซ่อมบำรุงระบบฮาร์ดแวร์ให้อุปกรณ์เหล่านั้นสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และ คุ้มค่าที่สุด

ตัวอย่างที่พอจะยกมาให้ดูคือ การมีข้อมูลเกี่ยวกับการซ่อมบำรุงจะทำให้เราสามารถติดตามอุปกรณ์ที่ส่งออกไปซ่อมภายนอกว่าใช้เวลาซ่อมแซมมากน้อยเพียงใด อุปกรณ์ใดมีการส่งคืนล่าช้าบ้าง เป็นต้น

แต่อาจมีคนตั้งคำถามว่าในความเป็นจริงแล้ว เราสามารถหาข้อมูลเหล่านี้โดยไม่ต้องจัดทำระบบข้อมูลขึ้นมาเลยก็ได้ โดยใช้วิธีค้นหาจากเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง แต่สำหรับสาเหตุที่แท้จริงที่องค์กรควรพัฒนาระบบนี้พอแจกแจงได้ดังนี้

• ข้อมูลฮาร์ดแวร์ที่ต้องจัดเก็บมีปริมาณเพิ่มมากขึ้นทุก ๆ ปี เนื่องมาจากองค์กรมีการใช้คอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้น ทำให้ต้องจัดซื้ออุปกรณ์เพิ่มมากขึ้น ส่งผลให้มีข้อมูลของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ต้องจัดเก็บเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
• ข้อมูลที่จัดเก็บมีความหลากหลาย ตามชนิดของอุปกรณ์ และ เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา
• ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว เช่น มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของบริษัท, เปลี่ยนผู้ใช้งาน การเพิ่มประสิทธิภาพของอุปกรณ์ เป็นต้น การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและบ่อยครั้ง จนวิธีการเก็บข้อมูลด้วยเอกสารไม่สามารถเปลี่ยนข้อมูลให้ทันสมัยได้อย่างทันเหตุการณ์
• การเรียกใช้ข้อมูลที่หลากรูปแบบ โดยเฉพาะรายงานสำหรับผู้บริหารนั้นต้องจัดทำรายงานเสนอตามความต้องการ แบบทันทีทันใดอยู่เสมอๆ

เหตุผลเหล่านี้ คงพอที่จะตอบคำถามว่าการเก็บข้อมูลฮาร์ดแวร์ โดยใช้เอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเรื่องเกินกำลังและใช้งานจริงไม่ได้

การเลือกเครื่องมือในการพัฒนาระบบ และ การพัฒนาระบบ

ควรใช้อุปกรณ์, ซอฟแวร์, แอปพลิเคชั่น ที่มีอยู่ในองค์กรและบุคลากรของส่วนงานไอที มีความชำนาญอยู่แล้ว เพื่อประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายให้มากที่สุด

แอปพลิเคชั่น ที่ใช้อาจเป็นภาษาบนระบบเล็กๆ เช่น Fox Pro หรือพัฒนาอยู่บนระบบใหญ่ๆ เช่น Oracle ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละองค์กร

ระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์มีส่วนประกอบหลักๆ เหมือนระบบงานอื่นๆ คือ ส่วนสำหรับการบันทึกข้อมูล (Input) และ ส่วนจัดทำรายงาน (Output) โดยทั้งสองส่วนมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

การบันทึกข้อมูล

สามารถแบ่งข้อมูลที่ต้องบันทึกออกเป็นสองส่วนใหญ่ๆ คือ

• ข้อมูลด้านเทคนิค และ ข้อมูลเพื่อการซ่อมบำรุง ตัวอย่างของข้อมูลประเภทนี้ได้แก่ ข้อมูลด้านเทคนิคของอุปกรณ์, เทคโนโลยีของอุปกรณ์, ความเร็วรอบนาฬิกา, ขนาดหน่วยความจำ, ความจุของอุปกรณ์เก็บข้อมูล, การซ่อมบำรุง, วันที่อุปกรณ์เกิดความเสียหาย, ผลของการซ่อมแซม ฯลฯ
• ข้อมูลด้านการจัดการและบัญชี ตัวอย่างของข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ รุ่น, โมเดล, ยี่ห้อ, ผู้ใช้งาน หรือ ผู้ดูแลอุปกรณ์, วันที่ซื้อ, ราคาที่ซื้อ, วันหมดอายุรับประกัน, วันที่จำหน่ายอุปกรณ์ออกไป, รหัสอุปกรณ์ ฯลฯ

การออกรายงาน

แบ่งเป็นรายงานใหญ่ ๆได้ 3 ส่วนคือ

• รายงานสำหรับพนักงานซ่อมบำรุงคอมพิวเตอร์ รายงานนี้จะแสดงรายละเอียดของข้อมูลด้านเทคนิคทั้งหมด โดยการเรียงลำดับของข้อมูลอาจเรียงตามชนิดของฮาร์ดแวร์, ตามผู้ใช้งาน แล้วแต่กรณี
• รายงานสำหรับผู้จัดการส่วนงานไอที รายงานประเภทนี้จะให้ข้อมูลสรุปโดยสังเขป และแสดงรายละเอียดบางส่วนที่เป็นประโยชน์ต่อการจัดทำแผนเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กร
• รายงานสำหรับผู้บริหาร จัดทำในรูปข้อมูลสรุป, ตัวเลขรวม, กราฟ หรือ แผนภูมิ มีลักษณะเป็นข้อมูลเชิงเปรียบเทียบ เช่น ค่าใช้จ่ายการซื้อคอมพิวเตอร์ของปีปัจจุบัน กับปีที่ผ่านมา โดยข้อมูลที่แสดงจะต้องเป็นประโยชน์ต่อการจัดทำแผนกลยุทธ์ขององค์กร

กรณีศึกษา

ตัวอย่างของระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์ที่จะนำเสนอในบทความนี้ เป็นระบบที่จัดทำขึ้นสำหรับใช้ในองค์กรเอกชนแห่งหนึ่ง บริษัทแห่งนี้มีการติดตั้งระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบ พีซีแลน ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Novell Netware 3.12 โดยพัฒนาระบบด้วย Microsoft Access 2.0 (Thai) บนระบบปฏิบัติการ Window 3.11 หรือ Window 95 และได้ใช้ แอปพลิเคชั่น เสริมสำหรับการค้นหาข้อมูลฮาร์ดแวร์แบบอัตโนมัติที่เรียกว่า โปรแกรมตัวแทน หรือ Agent Software มีชื่อว่า Norton Administration 1.0 ทั้งนี้เพื่อให้การบันทึกข้อมูลด้านเทคนิคของเครื่อง เทอร์มิเนอร์ มีความแน่นอนและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ภาพรวมของระบบ

สามารถแสดงด้วยรูปซึ่งเรียกว่า คอนเท็คไดอะแกรม ดังนี้

รูปที่ 1 Context Diagram ของระบบ

จากภาพจะเห็นได้ว่ามีองค์ประกอบภายนอกที่เกี่ยวข้องกับระบบทั้งสิ้น เจ็ดส่วนคือ

1. เทอร์มิเนอร์ ส่งข้อมูลด้านเทคนิคเข้าสู่ระบบโดยผ่านสองเส้นทางคือ ข้อมูลผ่านระบบเครือข่าย และ ข้อมูลผ่านแผ่นดิสเก็ต
2. ระบบข้อมูลพนักงาน ส่งข้อมูลพนักงานขององค์กรเข้าสู่ระบบ ทางระบบเครือข่าย
3. แผนกจัดซื้อ ส่งข้อมูลจัดซื้อฮาร์ดแวร์ และข้อมูลด้านบัญชี เข้าสู่ระบบ
4. เวนเดอร์ หรือ ผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ให้รายละเอียดข้อมูลด้านเทคนิคของฮาร์ดแวร์เข้าสู่ระบบ
5. พนักงานฝ่ายคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่เพิ่มข้อมูลผู้ใช้งานที่ไม่ใช้บุคคล และข้อมูลการซ่อมบำรุงฮาร์ดแวร์ทั้งหมด นอกจากนั้นจะได้รับรายงานสำหรับการบำรุงรักษาคอมพิวเตอร์
6. ผู้จัดการไอที ได้รับรายงานสำหรับการบริหารงานสารสนเทศจากระบบ
7. คณะกรรมการบริษัท ได้รับรายงานที่อยู่ในรูปข้อมูลสรุปของระบบฮาร์ดแวร์ทั้งหมด

ขั้นตอนการทำงานของระบบ

เราสามารถแสดงขั้นตอนการทำงานของระบบโดยผ่าน ดาต้าโฟลไดอะแกรมดังนี้

รูปที่ 2. Data Flow Diagram ของระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์

จากไดอะแกรมเราสามารถอธิบายการทำงานของระบบ และการไหลของข้อมูลได้ดังนี้

• โปรแกรมตัวแทน (Agent) จะค้นหาข้อมูลด้านเทคนิคของเครื่องเทอร์มิเนอร์ โดยแบ่งเป็นสองเส้นทาง คือ ข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายโปรแกรมจะค้นหาข้อมูล (process 1) แล้วเก็บข้อมูลลงในแผ่นดิสเก็ต (data store D1) ส่วนเทอร์มิเนอร์ที่ติดตั้งบนระบบเครือข่าย ระบบจะทำการค้นหาข้อมูล (process 2) และส่งข้อมูลเข้าสู่เครื่องแม่ข่าย (data store D2) โดยตรง
• ข้อมูลจากทั้งสองแหล่ง จะถูกนำมารวมเข้าด้วยกัน (process 3) แล้วแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูลแบบ dBase III (สาเหตุที่เลือก dBase III เป็นตัวกลางในการส่งข้อมูลระหว่างโปรแกรมตัวแทนกับฐานข้อมูลหลัก เพราะเป็นรูปแบบฐานข้อมูลเดียวที่โปรแกรมทั้งสองด้านทำงานร่วมกันได้) หลักจากนั้นข้อมูลจะถูกส่งเข้าสู่ฐานข้อมูล และแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตารางในโปรแกรม Access (process 5) โดยเก็บในฐานข้อมูลหลักต่อไป (data store D5)
• อีกส่วนหนึ่งของระบบ ข้อมูลบุคคลจะส่งเข้าสู่ระบบ (process 6) และเก็บไว้ในตารางของฐานข้อมูล (data store D3) ซึ่งพนักงานคอมพิวเตอร์จะเพิ่มข้อมูลผู้ใช้งานส่วนที่ไม่ใช่บุคคล (process 7) และเก็บไว้ในตารางเดียวกันนี้
• แผนกจัดซื้อ/ผู้ขาย/พนักงานฝ่ายคอมพิวเตอร์ จะใส่ข้อมูลเข้าสู่ระบบผ่านหน้าจอที่จัดเตรียมไว้ (process 8) และ ข้อมูลผู้ใช้จะถูกรวมกับข้อมูลเหล่านี้ และเก็บลงในข้อมูลฮาร์ดแวร์หลัก (data store D4)
• ข้อมูลฮาร์ดแวร์ กับข้อมูลเทอร์มิเนอร์ ที่ได้จากการทำงานขั้นแรกจะนำมาใช้เพื่อออกรายงานสำหรับผู้บริหาร (process 9) รายงานสำหรับผู้บริหารไอที (process 10) และสุดท้ายคือ รายงานเพื่อใช้ในการซ่อมบำรุง (process 11) เป็นอันสิ้นสุดการทำงานของระบบ

โครงสร้างฐานข้อมูลของระบบ

สามารถแสดงด้วย ล๊อคจิเคอร์ดาต้าโมเดลดังนี้

รูปที่ 3 Logical Data Model ของระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์

จากรูปที่แสดงจะเห็นได้ว่า แต่ละส่วนของฐานข้อมูล มีความสัมพันธ์กันสองรูปแบบคือ แบบหนึ่งต่อหนึ่ง ตัวอย่างเช่น Hardware Main data สัมพันธ์กับ Terminal Data โดยข้อมูลเพียงหนึ่งข้อมูลทั้งสองด้านจะสัมพันธ์กันได้เพียงครั้งเดียว หรืออธิบายได้ว่า ข้อมูลเทอร์มิเนอร์หนึ่งข้อมูล มีความสัมพันธ์กับข้อมูลฮาร์ดแวร์ได้เพียงหนึ่งข้อมูล และข้อมูลฮาร์ดแวร์หนึ่งข้อมูลก็สัมพันธ์กับเทอร์มิเนอร์ได้หนึ่งข้อมูลเช่นเดียวกัน

อีกรูปแบบหนึ่งคือ ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อมากกว่า เช่น User Data เชื่อมต่อกับ Hardware Main Data แบบหนึ่งต่อมากกว่า อธิบายได้ว่า ฮาร์ดแวร์หนึ่งรหัสข้อมูลมีผู้ดูแล หรือใช้งานได้เพียงหนึ่งคนเท่านั้น แต่ผู้ใช้งานหนึ่งคนอาจมีฮาร์ดแวร์ในความดูแลหนึ่งหรือหลายตัวก็ได้

องค์ประกอบของฐานข้อมูลเหล่านี้ จะถูกนำไปแปลงเป็นตารางต่อไป ในการพัฒนาระบบจริง

รูปแบบของระบบที่พัฒนาแล้ว

เพื่อให้เห็นภาพของระบบได้ชัดเจนยิ่งขึ้น จึงขอนำตัวอย่างหน้าจอบางส่วนมาแสดงไว้ดังนี้

ส่วนแรกคือ เมนูหลัก ซึ่งเป็นหน้าจอที่นำผู้ใช้งานไปสู่การทำงานต่างๆ ทั้งระบบการบันทึกข้อมูล และ การออกรายงาน

รูปที่ 4 Main Menu

ตัวอย่างหน้าจอสำหรับการบันทึกข้อมูลมีดังนี้

รูปที่ 5 หน้าจอสำหรับการบันทึกข้อมูลเทอร์มิเนอร์ ซึ่งมีการแบ่งหน้าจอสำหรับบันทึกข้อมูลย่อยได้อีก 5 หน้าจอ

รูปที่ 6 ตัวอย่างหน้าจอย่อยของการบันทึกข้อมูลเทอร์มิเนอร์ในเรื่องของตำแหน่งที่ตั้ง

รูปที่ 7 หน้าจอสำหรับการบันทึกข้อมูลของผู้ขายอุปกรณ์และให้บริการซ่อมบำรุง

รูปที่ 8 ตัวอย่างหน้าจอสำหรับการบันทึกชนิดของฮาร์ดแวร์เพื่อใช้เป็นข้อมูลส่วนกลาง

ตัวอย่างของรายงานที่ออกโดยระบบมีดังนี้

รูปที่ 9 ตัวอย่าง รายงานสำหรับผู้บริหารในรูปแบบของกราฟ

รูปที่ 10 ตัวอย่าง รายงานสำหรับผู้จัดการไอที

รูปที่ 11 ตัวอย่างรายงานเพื่อการซ่อมบำรุงซึ่งจะมีรายละเอียดมากที่สุด และ ลงลึกด้านเทคนิค เช่นในที่นี้จะบอกถึงชนิดของหน่วยความจำ และ ขนาดของหน่วยความจำใน เทอร์มิเนอร์แต่ละเครื่องเป็นต้น

สรุป

กรณีศึกษาที่ได้นำเสนอไปแล้วนั้น เป็นระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์ที่สร้างขึ้นสำหรับใช้งานเฉพาะองค์กรที่ยกเป็นตัวอย่าง จึงไม่ครอบคลุมการเก็บข้อมูลและออกรายงานสำหรับองค์กรที่มีระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างออกไปได้

แต่ผู้เขียนหวังว่าแนวความคิดและตัวอย่างที่นำเสนอนี้ คงจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านและผู้จัดการด้านไอที พอที่จะนำไปใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาระบบข้อมูลฮาร์ดแวร์ในองค์กรของท่านได้ต่อไปในอนาคต

เรียบเรียงจาก

รายงานเรื่อง “ระบบสารสนเทศฮาร์ดแวร์เพื่อการบริหารและการจัดการ” โดยนายวิญญู วานิชศิริโรจน์ ในโครงการศึกษา กรณีศึกษาพิเศษ หลักสูตรวิทยาศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ ปีการศึกษา 2540 คณะเทคโนโลยีสารสนเทศ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง

เอกสารอ้างอิง

กิตติ ภักดีวัฒนะกุล การสร้างและพัฒนาระบบ กรุงเทพฯ : เคทีพี คอมพ์ แอนด์ คอนซัลท์ , 2539

Weaver, Philip Practical SSADM London : Pitman Publishing 1993

tOp^ rOOt